EL
ENTORNO DE MICROSOFT EXCEL
1.1.1 DESCRIPCIÓN DEL ENTORNO
Microsoft Excel es un programa que pertenece al grupo de las hojas de cálculo
o electrónicas que ha sido diseñado por la compañía Microsoft para trabajar
baja ambiente del sistema operativo Windows, por lo cual funciona con todas las
características y principios básicos de todas las aplicaciones que trabajan
bajo este mismo sistema operativo.
El entorno de trabajo básico de Microsoft Excel es un archivo de libro de trabajo que puede contener una o más hojas de cálculo. Una hoja de cálculo es similar a un libro de contabilidad, con números, texto y resultados de cálculos alineados en columnas y filas. Pero
a diferencia de un libro de contabilidad, cuando introduce los números en
Microsoft Excel, el programa es el que ejecuta los cálculos en su lugar y de forma electrónica.
La ventana de trabajo de Excel
contiene los mismos elementos básicos de todas las ventanas de Windows y su
manejo es el mismo. El cambio está más bien en su área de trabajo, o sea, en la
estructura central de la hoja de cálculo, la cual está formada por un arreglo
de filas (horizontales) y columnas (verticales), donde las filas van enumeradas
(1, 2, 3, etc) y las columnas se identifican con las letras de alfabeto (A, B,
C, etc.).
El lugar donde se unen o se
interceptan una fila con una columna se conoce con el nombre de Celda y a su
vez cada celda se identifica mediante una coordenada que resulta de unir la
letra de la columna con el número de la fila correspondiente, así por ejemplo,
la primera celda de toda la hoja de trabajo se identifica como A1 (Columna A,
Fila 1).
Los libros de trabajo de Excel, está formado
básicamente por tres (3) hojas de trabajo, aunque este número puede ser
aumentado o disminuido de acuerdo a las necesidades del usuario. En todas las
hojas vamos a encontrar el mismo número de filas y de columnas.
1.1.2. CREACIÓN Y CONTROL DE LIBROS Y HOJAS DE CÁLCULOS
CREAR
UNA HOJA EN EXCEL
La manera más rápida
y fácil de crear una hoja en Excel es a través del icono que se
muestra justo al lado del nombre de las hojas.
Con tan solo oprimir dicho icono se
crearán nuevas hojas instantáneamente.
RENOMBRAR
UNA HOJA
Para renombrar una hoja será suficiente
con hacer doble clic sobre su nombre para que Excel permita editar el texto.
ELIMINAR
UNA HOJA
Si estás seguro de querer eliminar una
hoja solamente debes hacer clic derecho sobre su nombre y seleccionar la opción
de menú Eliminar.
Debes estar totalmente seguro de querer
eliminar una hoja porque dicha acción no se puede deshacer. La última
oportunidad que tienes en caso de que accidentalmente elimines una hoja es no
guardar los cambios para Excel mantenga la hoja y sea mostrada la próxima vez
que abras el libro.
PARA MAYOR COMPRESIÓN VEA EL SIGUIENTE VÍDEO:
LIBROS
En Microsoft Excel, un libro es el archivo en que se trabaja y donde se
almacenan los datos. Como cada libro puede contener varias hojas, pueden
organizarse varios tipos de información relacionada en un único archivo.
HOJAS
DE CÁLCULO La hoja de cálculo es el elemento
principal que se utiliza en Microsoft Excel para almacenar y manipular datos.
Una hoja de cálculo está formada por celdas organizadas en columnas y filas y
siempre forma parte de un libro.
1.1.1 ELEMENTOS DEL ENTORNO DE UNA HOJA DE CÁLCULO.
Al
abrir el programa nos aparece una pantalla en la que aparece una zona
cuadriculada con numerosas casillas:
Esa área cuadriculada se denomina
hoja de trabajo y está formada por 256 columnas (notadas con A, B, C,…) y por
miles de filas (notadas con 1, 2, 3,…)
Cada una de esas casillas se
denomina celda y se nota por la letra de su columna y el número de su fila, es
decir, A1, B12, etc…
IDENTIFICACIÓN DE ELEMENTOS DE LA HOJA DE CÁLCULO
3.1.1
CUADRO DE NOMBRES. Permite el
desplazamiento a través de las celdas de la hoja de cálculo, seleccionar
celdas, rangos, filas, columnas así como identificar cada uno de los nombres
definidos en el libro de trabajo.
3.1.2
BARRA DE FÓRMULAS. Permite el acceso al
contenido de una celda para su edición. Considérese muy importante que una
celda puede reunir contenido, formato y comentarios.
3.1.3
COLUMNAS. Las hojas de cálculo están organizadas
en columnas y filas. Las columnas se identifican por medio de letras; una hoja
de cálculo cuenta con 18,278 columnas (A a ZZZ).
3.1.4
FILAS. Las filas son identificadas por medio
de números y van de la fila 1 hasta la 1, 048,576.
3.1.5
CELDAS. Se le llama Celda a la intersección
entre una fila y una columna. Cada celda tiene un nombre que la identifica por
la letra de la columna, y el número de fila que forma la intersección. (A5,
B10, F14)
3.1.7 BOTONES DE DESPLAZAMIENTO.
Estos botones se utilizan para el desplazamiento a través de las hojas. Se
activan cuando el número de hojas existentes en el libro actual, son tantas que
no alcanzan a verse todas en el área de hojas.
3.1.8 BARRA DE ESTADO
Es a través de la barra de estado Excel notifica de algunas acciones
realizadas, Por ejemplo: al momento de activar la tecla Bloq Mayús, Bloq
num. Cuando se desea copiar información se
apreciará el mensaje “Seleccione el destino y presione ENTRAR o elija PEGAR”
entre otros mensajes que dependen de las acciones que se estén ejecutando.
3.1.9 ÁREA DE AUTOCALCULAR Esta
área muestra el resultado de una selección de datos numéricos, las operaciones
que efectúa con estos datos que se seleccionan
son: Suma, Promedio, Recuento, Recuento numérico, Máximo, Mínimo.
3.1.10 BOTÓN INSERTAR HOJA DE CÁLCULO.
Ubicado a la derecha de las Etiquetas. Facilita la inserción de nuevas hojas en
el documento.
SELECCIONAR
FILAS, COLUMNAS Y CELDAS
Para seleccionar una fila pulsamos
sobre el número que designa dicha fila. Si queremos seleccionar varias,
mantenemos el botón del ratón pulsado y nos desplazamos hasta la fila que
deseemos.
Para seleccionar una columna
pulsamos con el botón izquierdo del ratón sobre la letra que la designa. Si
queremos seleccionar varias columnas, manteniendo pulsado el botón izquierdo
del ratón, arrastramos hasta donde deseemos.
En Excel se puede definir un
rectángulo de celdas, que recibe el nombre de Rango de celdas y se nota con el
nombre de su celda superior izquierda y su celda inferior derecha separadas por
dos puntos, es decir, A3:D7
Para seleccionar un rectángulo o
rango de celdas pulsamos sobre la celda situada en una esquina y arrastramos el
ratón hasta la esquina opuesta. Si lo que queremos es seleccionar varias celdas
salteadas, seleccionamos la primera de ellas, soltamos el botón del ratón y,
con la tecla “Ctrl” pulsada seleccionamos la siguiente y así sucesivamente. Si
queremos seleccionar toda la hoja de trabajo, pulsamos sobre la casilla de la
esquina superior izquierda de la tabla.
INTRODUCIR
DATOS EN LA HOJA
En las celdas de la hoja podemos
introducir texto, números y funciones. Para ello nos situamos con el ratón
sobre la celda en la que queremos introducir datos y, a continuación,
escribimos. Si nos fijamos el texto aparece en la celda y en la barra de
fórmulas. Además, en esta barra, en ese momento aparecen los símbolos Q
y R.
El primero de ellos nos sirve para eliminar lo que acabamos de escribir, lo que
también podemos hacer situándonos en la barra de fórmulas y utilizar ahí la
tecla de retroceso o la tecla ”Supr”. El segundo es para confirmar lo que hemos
escrito, lo que también podemos hacer con la tecla “Enter”.
NOMBRAR
RANGOS DE CELDAS
Es muy útil dar nombres a los
rangos para movernos por las celdas y localizar zonas que nos interesen. Por
ejemplo,
En esta tabla podemos asignar un
nombre a las filas que indican los meses (por ejemplo “Meses”) y otro a la
columna donde parecen los Bancos (por ejemplo “Bancos”). Para ello,
seleccionamos la primera de ellas y en la primera casilla de la barra de
fórmulas escribimos el nombre. De esa manera cuando estemos en otro punto de la
hoja de trabajo, sólo tenemos que ir a esa casilla y seleccionar el nombre que
le hayamos dado y la hoja nos muestra esa zona:
DESBORDAMIENTO
DE DATOS
Es frecuente que al introducir
texto o números en una celda éstos nos ocupen más del ancho de celda. Según que
ese desbordamiento sea debido a texto o a numérico, Excel actúa de distintas
formas:
- Si el desbordamiento es porque hemos escrito más texto y la casilla de la derecha está vacía, el texto sigue por la derecha libremente.
2. Si la casilla de la derecha ya está ocupada entonces sólo es visible el texto que quepa en la zona visible:
3. Si el desbordamiento es débito a números, Excel nos lo muestra con el símbolo # o con notación científica.
INSERTAR
CELDAS, FILAS, COLUMNAS Y HOJAS
Para insertar celdas, filas o
columnas, en la Barra Estándar seleccionamos Insertar y a continuación Celdas o
bien Filas o bien Columnas. Para insertar una nueva hoja de cálculo, en el
menú mencionado seleccionamos Hoja de Cálculo. Una vez insertada podemos
cambiar la posición de dicha hoja, el nombre, insertar, eliminar, etc., sin más
que situarnos sobre ella, pulsar el botón derecho del ratón y seleccionar lo
que se desee.
1.1.4 TIPOS DE DATOS.
Todos los libros de Excel están
formados por hojas, cada una de las hojas contiene más de 17 mil millones de
celdas y en cada una de esas celdas podremos almacenar nuestros datos. Por esta
razón es importante conocer los tipos de datos que podemos ingresar
en cada una de las celdas de Excel.
Aunque pareciera sorprendente, cada
celda de Excel puede contener solamente tres tipos de datos:
1.
Valores numéricos
2.
Texto
3.
Fórmulas
En esta lección hablaremos de los
primeros dos tipos de datos y dejaremos el detalle de las fórmulas para una
lección posterior.
- VALORES NUMÉRICOS EN EXCEL
El primer tipo de dato que analizaremos
serán los valores numéricos los cuales representan cantidades, montos,
porcentajes, etc. Cuando ingresamos un valor numérico en una celda el
contenido será alineado a la derecha:
Un valor numérico puede tener un
formato especial, es decir, Excel puede desplegar el valor numérico de
diferentes maneras. Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar que las
columnas B y C tienen los mismos valores numéricos que la columna A pero son
desplegados de una manera diferente:
Es importante distinguir entre el
valor de una celda y el valor desplegado por la celda. En el ejemplo anterior
las celdas de una misma fila tienen el mismo valor pero son desplegados de
manera diferente debido al formato aplicado a la celda el cual modifica la
apariencia pero no su valor. Para este ejemplo el formato de las columnas B y C
fue aplicado utilizando la lista de formatos que se encuentra en la pestaña
Inicio, dentro del grupo Número.
2. LAS
FECHAS EN EXCEL SON NÚMEROS
Uno de los datos que vemos
frecuentemente en Excel son las fechas y que pueden desplegarse de diferentes
maneras. En la siguiente imagen puedes observar diferentes formatos que Excel
puede aplicar a una misma fecha:
Aunque cada celda muestra un
formato de fecha diferente, en realidad todas las celdas tienen el mismo valor.
Una manera de conocer el valor numérico de una fecha es cambiando el formato de
la celda al formato general. En la siguiente imagen he copiado los mismos
valores de la columna A en la columna B y he aplicado el formato General.
De esta manera podemos observar que
la fecha 01/01/2013 es en realidad el valor numérico 41275. La manera en que
Excel calcula dicho número es obteniendo la cantidad de días transcurridos a
partir del 1 de enero de 1900. Una manera de comprobar que la numeración
comienza con esa fecha es ingresando el número 1 en una celda y posteriormente
cambiar su formato a Fecha y Excel desplegará el valor 01/01/1900 dentro de la
celda.
La ventaja de manejar las fechas como
valores numéricos es que los cálculos entre fechas se facilitan mucho. De esta
manera, al hacer la resta de dos fechas Excel obtendrá fácilmente la
diferencia en días porque en realidad estará haciendo una simple resta de
valores numéricos. Es por esta razón que las fechas en sí mismas no son un tipo
de datos en Excel, si no que pertenecen al grupo de datos numéricos de la
herramienta.
3. PRECISIÓN
DE LOS VALORES NUMÉRICOS
En cuanto a los valores numéricos en
Excel 2013 tenemos una precisión de hasta 15 dígitos, es decir, como máximo
podemos tener un número de 15 dígitos. Por ejemplo, si ingresamos el números
123456789012345 en una celda, Excel lo guardará con la precisión indicada ya
que el número consta exactamente de 15 dígitos pero si agregamos un 6 al final
del número anterior para tener el valor numérico 1234567890123456 entonces
Excel guardará dicho número con el valor 1234567890123450.
Aunque este tema podría parecer
preocupante, la realidad es que muy pocos usuarios de Excel tienen problemas
con esta limitante porque nunca llegan a manejar valores numéricos que
requieran más de 15 dígitos.
4. TEXTO
EN EXCEL
El otro tipo de dato en Excel es el
texto, que inevitablemente encontraremos en nuestras hojas de Excel ya que es
utilizado para indicar diversos tipos de datos como los nombres de
empleados o códigos de clientes que necesitamos incluir para dar significado a
otros valores numéricos de nuestra hoja.
Por texto entendemos aquellas cadenas
que están formadas por caracteres alfanuméricos y/o símbolos especiales. Una manera
de identificar fácilmente una celda con un valor de texto es porque dicho valor
se alineará de manera automática a la izquierda. Inclusive, un valor que
comience por un número seguido de algunas letras es considerado texto y por lo
tanto estará alineado a la izquierda de cualquier celda. A continuación puedes
observar algunos ejemplos de celdas que contienen texto:
5. FORMULAS
EN EXCEL
A parte de los valores numéricos y el
texto, una celda de Excel puede contener una fórmula que no es más que un
conjunto de “instrucciones” que manipularán los valores numéricos o texto y nos
devolverán un resultado.
Ya que las fórmulas son la base de Excel
trataremos su uso en varias lecciones posteriores. Por ahora solo debes
recordar que una fórmula hace uso de los valores numéricos y el texto para
hacer algún cálculo u operación y devolvernos un resultado que a su vez será un
valor numérico o un texto.
1.1.5 FORMATOS DE ARCHIVO QUE ADMITE EXCEL
Puede guardar un archivo de
Microsoft Excel 2010 en otro formato de archivo. Para ello, haga clic en la
pestaña Archivo y luego haga clic en Guardar como. Los formatos de
archivo disponibles en el cuadro de diálogo Guardar como varían en
función del tipo de hoja que esté activa (una hoja de cálculo, de gráfico o de
cualquier otro tipo).
En
Excel 2010, puede abrir un archivo creado en otro formato de archivo, ya
sea en una versión de Excel anterior o en otro programa. Para ello, debe hacer
clic en la pestaña Archivo y, a continuación, hacer clic en Abrir.
Si abre un libro de una versión de Excel 97 a 2003, este archivo se abrirá
automáticamente en el modo de compatibilidad. Para aprovechar las nuevas
características de Excel 2010, puede guardar el libro en un formato de
archivo de Excel 2010. Sin embargo, también tiene la opción de continuar
trabajando en el modo de compatibilidad que conserva el formato de archivo
original para establecer la compatibilidad con versiones anteriores.
Cada
vez que guarde un archivo en otro formato, es posible que parte de su formato,
datos y características no se transfiera.
FORMATOS
DE ARCHIVO DE EXCEL
FORMATO
|
EXTENSIÓN
|
DESCRIPCIÓN
|
Libro de
Excel
|
.xlsx
|
Formato de archivo basado en XML predeterminado de
Excel 2010 y Excel 2007. No se pueden almacenar códigos de macros
de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA) ni hojas de macro de Office
Excel 4.0 (.xlm).
|
Libro de
Excel (código)
|
.xlsm
|
Formato de archivo basado en XML y habilitado para
macros de Excel 2010 y Excel 2007. Almacena código de macros de VBA
y hojas de macros de Excel 4.0 (.xlm).
|
Libro binario
de Excel
|
.xlsb
|
Formato de archivo binario (BIFF12) de
Excel 2010 y Excel 2007.
|
Plantilla
|
.xltx
|
Formato de archivo predeterminado de una plantilla
de Excel en Excel 2010Excel 2007. No puede almacenar código de
macros de VBA ni hojas de macros de Excel 4.0 (.xml).
|
Plantilla
(código)
|
.xltm
|
Formato de archivo predeterminado de una plantilla
de Excel en Excel 2010 y Excel 2007. Almacena código de macros de
VBA u hojas de macros de Excel 4.0 (.xml).
|
Libro de
Excel 97 - Excel 2003
|
.xls
|
Formato
de archivo binario (BIFF8) de Excel 97 - Excel 2003.
|
Plantilla de
Excel 97 - Excel 2003
|
.xlt
|
Formato
de archivo binario (BIFF8) de Excel 97 - Excel 2003 de una plantilla de
Excel.
|
Libro de
Microsoft Excel 5.0/95
|
.xls
|
Formato
de archivo binario (BIFF5) de Excel 5.0/95.
|
Hoja de
cálculo XML 2003
|
.xml
|
Formato
de archivo de hoja de cálculo XML 2003 (XMLSS).
|
Datos XML
|
.xml
|
Formato
de datos XML.
|
Complemento
de Excel
|
.xlam
|
Complemento
basado en XML y habilitado para macros de Excel 2010 y Excel 2007.
Se trata de un programa complementario que está diseñado para ejecutar un
código adicional. Admite el uso de proyectos de VBA y hojas de macros de
Excel 4.0 (.xlm).
|
Complemento
de Excel 97-2003
|
.xla
|
Complemento
de Excel 97-2003. Se trata de un programa complementario diseñado para
ejecutar código adicional. Admite el uso de proyectos de VBA.
|
Libro de
Excel 4.0
|
.xlw
|
Formato
de archivo de Excel 4.0 que guarda solo hojas de cálculo, hojas de gráfico y
hojas de macro. Puede abrir un libro en este formato de archivo en
Excel 2010, pero no puede guardar un archivo de Excel en este formato.
|
MAS FORMATOS.
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