PROTEGER
ARCHIVOS DE EXCEL
En ocasiones
necesitamos proteger nuestros archivos en Excel para impedir
que nos modifiquen los datos, le agreguen o eliminen filas y columnas, etc.
Se pueden proteger
celdas, hojas de cálculo y libros completos, dependiendo de las necesidades de
seguridad de cada usuario.
En este caso, se trabaja con Excel 2007, aunque no hay mucha diferencia con las versiones anteriores.
- PROTEGER LIBRO: Se puede proteger de dos formas. Para impedir que un usuario no autorizado pueda abrir el libro, y para permitir que los usuarios puedan abrir el libro pero que no puedan realizarle cambios.
El procedimiento es dar clic en el botón de office
en la parte superior izquierda de la pantalla, elegir “Guardar cómo”, y en la
parte inferior izquierda de la ventana que se abre, dar clic en “Herramientas”.
Allí elegir “Opciones generales” que es donde se le asignan las contraseñas, ya
sea para apertura, para escritura o para las dos.
- PROTEGER HOJA: Es la más sencilla de todas. Simplemente se da clic con el botón derecho del ratón sobre la pestaña de la hoja que se quiere proteger, y allí se despliega un menú en el que aparece la opción “Proteger hoja”.
- PROTEGER CELDAS: Todo lo que hay que hacer es seleccionar el rango de celdas que se quieren proteger y dar clic con el botón derecho del ratón, tras lo cual emerge un menú, en donde se elige la opción “Formato de celdas”. En la ventana que aparece, se elige la opción “Proteger” y se selecciona la opción “Bloqueada” u “Oculta”.
La opción “Oculta”, se utiliza para ocultar las
formulas que contienen las celdas, opción muy útil cuando se quiere evitar que
los usuarios se enteren como se ha obtenido algún resultado.
Para que las celdas se puedan proteger, la
respectiva hoja de cálculo debe estar protegida, por tanto, lo primero que se
debe hacer es proteger la hoja de cálculo.
Este tipo de seguridad es apropiada para usuarios
que tengan pocos conocimientos sobre sistemas, ya que para usuarios avanzados
les resultará fácil burlar este tipo de contraseñas.
Para impedir que
otros usuarios puedan cambiar, mover o eliminar datos de sus hojas de cálculo,
Excel 2007 le ofrece la opción de proteger determinados elementos, con o sin
contraseña.
En Excel 2007,
todas las celdas están bloqueadas por defecto. Verifíquelo en la
pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en el
botón Formato.
O haga clic
derecho en una celda y diríjase a la opción Formato de celda y en la nueva ventana, diríjase a la pestaña Proteger. Verá que la
casilla “Bloqueada” estará activa.
Para nuestro
ejemplo, evitaremos que las celdas de los títulos de los productos y los
nombres de los meses sean modificadas por otros usuarios.
- Seleccione las celdas que desee permitir modificar por los usuarios:
2. En la
ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en el
botón Formato y desactive la opción Bloquear celda.
3. Ahora protegeremos
la hoja de tal forma que sólo sea posible modificar las celdas que
anteriormente seleccionamos como desbloqueadas. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en el
botón Proteger.
4. En la nueva
ventana, debe estar activa la opción “Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas” y si desea,
agregue una contraseña de escritura en el campo “Contraseña para desproteger la hoja”. Termine haciendo clic en Aceptar.
5. Intente modificar
las celdas de los nombres de los productos o los meses y notará que Excel le
generará el siguiente mensaje.
7. Las demás celdas
“desbloqueadas” estarán disponibles para ser modificadas.
VÍDEOS DE PROTECCIÓN DE DATOS
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